nggalai
2008-09-21, 14:33:11
Moin moin,
okay, das dürfte einige stören: MailTags (http://www.indev.ca/MailTags.html) kostet Geld. Nicht zu knapp, immerhin gut € 22. Und das für ein Add-on für Apples Mail.app? Ist es das denn wert?
Ich denke ja. Und will davon berichten, weshalb.
Was zum Geier IST MailTags?
Wie der Name des Add-ons schon sagt, erweitert MailTags Mail.app um Tags. (Was für ein Satz.) MailTags arbeitet dabei gerne mit IMAP-Servern sowie den verschiedensten Programmen – vorwiegend aus dem Bereich „Productivity“, wie iGTD oder OmniFocus – zusammen.
Okay, Tags. Das habe ich bei Thunderbird aber auch!
Ja, aber nicht in der Form. Mit MailTags kann man E-Mails einerseits Projekten zuordnen, andererseits halt eben Schlüsselwörter vergeben. Ich verwende „Projekte“ für meine Kunden, und die Schlüsselwörter für die erwartete Aktion. Also z. B. „Antworten“ oder „To do“ oder „Wichtig“. Thunderbird (und Opera) können nur eine Ebene an Schlüsselwörtern einbinden. Aber natürlich kann man in Thunderbird auch mehrere Schlüsselwörter einer Mail zuordnen, daran soll’s nicht liegen. Die Hierarchie fehlt dann halt.
DER Unterschied zu Thunderbird und Opera ist: Tags lassen sich vererben. Soll heißen:
Kunde schickt E-Mail. Ich tagge sie mit dem entsprechenden Projekt.
Ich schreibe eine Antwort an den Kunden. Meine Antwort mit auch mit dem Projekt getaggt, ohne, daß ich was machen muß.
Der Kunde schreibt noch eine Antwort. Auch die wird automatisch getaggt.
Punkt 1) läßt sich mit Regeln auch automatisieren; kommt also eine E-Mail von „*@ati.com“ rein, kann ich auch automatisch das Projekt / den Kunden „ATI“ zuweisen lassen.
MailTags arbeitet dabei problemlos mit der Suche in Mail.app zusammen (es erscheinen neue Knöpfe für „Projekt“ und „Keywords“ in der Suche). Auch Spotlight kann damit umgehen.
Schön und gut, aber wozu brauche ich überhaupt Tags? Ich habe doch Unterordner!
Das ist ein wenig eine Philosophie-Frage und hängt davon ab, wie man denn seine Mails auf dem Server (IMAP) oder im Programm (POP3) organisieren möchte. Ich gehe jetzt nur auf IMAP ein, weil ich nicht einsehe, weshalb man heutzutage noch POP3 einsetzen sollte. ;)
Also.
Eröffnet man für jedes Projekt, für jeden Kunden, einen neuen IMAP-Ordner, hat das einen klaren Vorteil: Auch über Webmail sind die Mails noch richtig sortiert. Da sie halt eben in quasi-physikalischen Ordnern liegen. Dafür hat man dann gegebenenfalls 100 Ordner aufm Server. Die auch alle mit dem Mail-Programm synchronisiert werden wollen.
Dem gegenüber der andere Ansatz: Ich lasse alles in wenigen Ordnern (bei mir ein Ordner pro Jahr fürs Archiv plus Inbox und Sent) und verwende Smart-Folders in Mail.app, um nach den wichtigsten Tags zu sortieren. Nicht unbedingt gut für Webmail, aber dafür gibt’s kein Puff, wenn man mehrere E-Mail-Adressen verwendet. Respektive der Kunde noch immer nicht gelernt hat, an welche Adresse er denn jetzt was schicken soll. Die Smart-Folders von Mail.app können über alle eingebundenen Konten laufen, mit Webmail geht das eher nicht.
Und: Ich kann natürlich mehrere Smart-Folders auf dieselben Daten ansetzen. Habe also „virtuelle“ Ordner. Zum Beispiel habe ich einen Kundenordner, aber dann auch einen „Ordner“ für die jeweiligen Aktionen, die dann kundenübergreifend gesammelt werden. Stichwort „To reply“.
Nicht zu vergessen – gehört eine Mail zu mehreren Projekten oder Kunden, wo will man die Mail dann ablegen, wenn man eine Ordnerstruktur einsetzt? Gleich in mehrere Ordner kopieren? Da sind mir Smart-Folders lieber.
Auch schön: Wenn ein Projekt nicht mehr aktuell ist, lösche ich einfach den Smart-Folder (der Übersicht halber), die Tags bleiben aber erhalten. Ich kann also noch immer danach filtern, suchen, sortieren, und gegebenenfalls nachträglich wieder einen Smart-Folder einrichten.
Aber Smart-Folders gehen auch in Thunderbird!
… ja, aber mit IMAP sehr, sehr zäh. Selbst wenn man Auto-Update anwählt, passiert es immer wieder, daß mal eine aktuelle Nachricht fehlt, weil man schon länger nicht mehr den Sent-Ordner angeklickt hat (und entsprechend der Thunderbird-Index nicht up-to-date ist). Oder daß ein Smart-Folder 34 ungelesene Nachrichten anzeigt, dabei sind’s nur 2.
Hmm, okay. Aber € 22???
Jo. Nun ja, es war ein Geburtstagsgeschenk. Und noch dazu ein sehr nützliches. :D
Das Ganze da oben kratzt allerdings nur an der Oberfläche. Mit MailTags kann man E-Mails Deadlines geben (bis dahin muß ich das machen, was ich als Aktion getaggt habe!) und auch gleich in iCal als Aufgabe oder als Termin eintragen lassen. Oder ich kann E-Mails Notizen hinzufügen.
Wenn ich mehrere Macs habe, werden die ganzen Tags über IMAP auch abgeglichen. Schön: Dazu ist nicht einmal die Bezahlung der € 22 nötig. Wenn die Testperiode abgelaufen ist, funktioniert MailTags weiter – man kann einfach keine Tags mehr editieren oder hinzufügen. Beim „Slave“-Rechner ist das relativ egal; es reicht also gegebenenfalls ein MailTags aufm Hauptrechner und gut ist.
MailTags gibt’s für Tiger und Leo und kann hier 21 Tage getestet werden (http://www.indev.ca/MailTags.html).
Cheers,
-Sascha
okay, das dürfte einige stören: MailTags (http://www.indev.ca/MailTags.html) kostet Geld. Nicht zu knapp, immerhin gut € 22. Und das für ein Add-on für Apples Mail.app? Ist es das denn wert?
Ich denke ja. Und will davon berichten, weshalb.
Was zum Geier IST MailTags?
Wie der Name des Add-ons schon sagt, erweitert MailTags Mail.app um Tags. (Was für ein Satz.) MailTags arbeitet dabei gerne mit IMAP-Servern sowie den verschiedensten Programmen – vorwiegend aus dem Bereich „Productivity“, wie iGTD oder OmniFocus – zusammen.
Okay, Tags. Das habe ich bei Thunderbird aber auch!
Ja, aber nicht in der Form. Mit MailTags kann man E-Mails einerseits Projekten zuordnen, andererseits halt eben Schlüsselwörter vergeben. Ich verwende „Projekte“ für meine Kunden, und die Schlüsselwörter für die erwartete Aktion. Also z. B. „Antworten“ oder „To do“ oder „Wichtig“. Thunderbird (und Opera) können nur eine Ebene an Schlüsselwörtern einbinden. Aber natürlich kann man in Thunderbird auch mehrere Schlüsselwörter einer Mail zuordnen, daran soll’s nicht liegen. Die Hierarchie fehlt dann halt.
DER Unterschied zu Thunderbird und Opera ist: Tags lassen sich vererben. Soll heißen:
Kunde schickt E-Mail. Ich tagge sie mit dem entsprechenden Projekt.
Ich schreibe eine Antwort an den Kunden. Meine Antwort mit auch mit dem Projekt getaggt, ohne, daß ich was machen muß.
Der Kunde schreibt noch eine Antwort. Auch die wird automatisch getaggt.
Punkt 1) läßt sich mit Regeln auch automatisieren; kommt also eine E-Mail von „*@ati.com“ rein, kann ich auch automatisch das Projekt / den Kunden „ATI“ zuweisen lassen.
MailTags arbeitet dabei problemlos mit der Suche in Mail.app zusammen (es erscheinen neue Knöpfe für „Projekt“ und „Keywords“ in der Suche). Auch Spotlight kann damit umgehen.
Schön und gut, aber wozu brauche ich überhaupt Tags? Ich habe doch Unterordner!
Das ist ein wenig eine Philosophie-Frage und hängt davon ab, wie man denn seine Mails auf dem Server (IMAP) oder im Programm (POP3) organisieren möchte. Ich gehe jetzt nur auf IMAP ein, weil ich nicht einsehe, weshalb man heutzutage noch POP3 einsetzen sollte. ;)
Also.
Eröffnet man für jedes Projekt, für jeden Kunden, einen neuen IMAP-Ordner, hat das einen klaren Vorteil: Auch über Webmail sind die Mails noch richtig sortiert. Da sie halt eben in quasi-physikalischen Ordnern liegen. Dafür hat man dann gegebenenfalls 100 Ordner aufm Server. Die auch alle mit dem Mail-Programm synchronisiert werden wollen.
Dem gegenüber der andere Ansatz: Ich lasse alles in wenigen Ordnern (bei mir ein Ordner pro Jahr fürs Archiv plus Inbox und Sent) und verwende Smart-Folders in Mail.app, um nach den wichtigsten Tags zu sortieren. Nicht unbedingt gut für Webmail, aber dafür gibt’s kein Puff, wenn man mehrere E-Mail-Adressen verwendet. Respektive der Kunde noch immer nicht gelernt hat, an welche Adresse er denn jetzt was schicken soll. Die Smart-Folders von Mail.app können über alle eingebundenen Konten laufen, mit Webmail geht das eher nicht.
Und: Ich kann natürlich mehrere Smart-Folders auf dieselben Daten ansetzen. Habe also „virtuelle“ Ordner. Zum Beispiel habe ich einen Kundenordner, aber dann auch einen „Ordner“ für die jeweiligen Aktionen, die dann kundenübergreifend gesammelt werden. Stichwort „To reply“.
Nicht zu vergessen – gehört eine Mail zu mehreren Projekten oder Kunden, wo will man die Mail dann ablegen, wenn man eine Ordnerstruktur einsetzt? Gleich in mehrere Ordner kopieren? Da sind mir Smart-Folders lieber.
Auch schön: Wenn ein Projekt nicht mehr aktuell ist, lösche ich einfach den Smart-Folder (der Übersicht halber), die Tags bleiben aber erhalten. Ich kann also noch immer danach filtern, suchen, sortieren, und gegebenenfalls nachträglich wieder einen Smart-Folder einrichten.
Aber Smart-Folders gehen auch in Thunderbird!
… ja, aber mit IMAP sehr, sehr zäh. Selbst wenn man Auto-Update anwählt, passiert es immer wieder, daß mal eine aktuelle Nachricht fehlt, weil man schon länger nicht mehr den Sent-Ordner angeklickt hat (und entsprechend der Thunderbird-Index nicht up-to-date ist). Oder daß ein Smart-Folder 34 ungelesene Nachrichten anzeigt, dabei sind’s nur 2.
Hmm, okay. Aber € 22???
Jo. Nun ja, es war ein Geburtstagsgeschenk. Und noch dazu ein sehr nützliches. :D
Das Ganze da oben kratzt allerdings nur an der Oberfläche. Mit MailTags kann man E-Mails Deadlines geben (bis dahin muß ich das machen, was ich als Aktion getaggt habe!) und auch gleich in iCal als Aufgabe oder als Termin eintragen lassen. Oder ich kann E-Mails Notizen hinzufügen.
Wenn ich mehrere Macs habe, werden die ganzen Tags über IMAP auch abgeglichen. Schön: Dazu ist nicht einmal die Bezahlung der € 22 nötig. Wenn die Testperiode abgelaufen ist, funktioniert MailTags weiter – man kann einfach keine Tags mehr editieren oder hinzufügen. Beim „Slave“-Rechner ist das relativ egal; es reicht also gegebenenfalls ein MailTags aufm Hauptrechner und gut ist.
MailTags gibt’s für Tiger und Leo und kann hier 21 Tage getestet werden (http://www.indev.ca/MailTags.html).
Cheers,
-Sascha