Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation in einem Bürobetrieb

[Dadi]

Hallo,

kurz gesagt:
Ein Niederlassung.
Eine Abteilung bis max. 4 Personen.
Es gibt insgesmat ca acht ABteilungen.
Kommunikation erfolgt per Telefon - Mail - persönliches Vorbeischauen.

Was hat euer Unternehmen für TIpps & Tricks zur Vereinfachung der Kommunikation?

Wir haben nämlich bald eine Sitzung darüber. Da es manchmal Probleme gibt. Da weiß jemand das und das nicht - wo der andere aber denjenigen informiert hat. etc.
Da kam auch ein Vorschlag von jemanden, Skype intern einzubauen, wäre aber sinnlos, da man sowieso ein Telefon neben sich hat, oder nicht?

Was könnt ihr empfehlen? Egal welche Methoden...

Mich interessierts.

Danke im Voraus.

Lasst hören wie es bei euch ist.

Mit freundlichen Grüßen,
Dadi

[Panasonic]

Tägliches Meeting. Jede Abteilung hat einen Sprecher. Jede Abteilung gibt jeden Tag im Meeting eine Statusmeldung ab.

[Marbleearth]

sag allen sie sollen sich im 3DC anmelden :cool:

na Skype ist würd ich nicht machen. aber so ein zentraler Forenanlaufpunkt wäre ne Idee (also ein firmeninternes Forum)

[Panasonic]

Ich als Chef würde es übermäßig peinlich finden, wenn ich für die interne Kommunikation einer Niederlassung Skype, Telefon oder ein Internetforum bräuchte.

[Shink]

IM intern hat durchaus seine Vorteile - Mail dauert wesentlich länger und über Telefon ist man nicht immer erreichbar.

Man muss ja nicht unbedingt Skype verwenden; eine lokale Variante wie XMPP(Jabber) wäre wohl eher angebracht.

Ansonsten: Daily Scrums und Scrum of Scrum - quasi das was Pana vorgeschlagen hat:
http://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#Daily_Scrum

[alkorithmus]

Google Wave ;(

[Grey]

Tägliches Meeting. Jede Abteilung hat einen Sprecher. Jede Abteilung gibt jeden Tag im Meeting eine Statusmeldung ab.

Täglich ist völlig übertrieben. Wöchentlich reicht. Meetings sind nur Zeitdiebe...

[Panasonic]

Täglich ist völlig übertrieben. Wöchentlich reicht. Meetings sind nur Zeitdiebe...
Kommt wohl auf die Branche / Tätigkeit ein. Im Infrastrukturmanagment war ein tägliches Meeting oft zu wenig, weil sich jeden Tag sehr viel getan hat. Aber ich kann mir auch Jobs vorstellen, die weniger Kommunikation benötigen.

[Wurschtler]

Tägliches Meeting. Jede Abteilung hat einen Sprecher. Jede Abteilung gibt jeden Tag im Meeting eine Statusmeldung ab.

Das halte ich für kontraproduktiv.
Da wo ich arbeite, ist man mehr in Meetings, als produktive Arbeit zu leisten.

Nicht immer hat man was zu sagen, aber Meetings sorgen dafür, dass man dann halt irgendwelchen sinnlosen Bullshit erzählt und ein Haufen Zeit damit vergeudet wird.

Kommunikation per Telefon, Email und persönliche Treffen sollten ausreichen. Meetings sollte man nur im konkreten Bedarfsfall organisieren.

[Panasonic]

Ich sehe das anders. Der direkte, persönliche Kontakt ist in meinen Augen wichtig. In Telkos lege ich den Hörer beiseite und höre nach 12 Sekunden nicht mehr zu.

[Shink]

Das halte ich für kontraproduktiv.
Da wo ich arbeite, ist man mehr in Meetings, als produktive Arbeit zu leisten.
Tja, Daily Scrum -> 15 Minuten pro Tag. Für den der beim Scrum of Scrum dabei ist nochmal 15 Minuten.

Bei anderen Branchen ist es wohl so dass nicht jeder etwas zu sagen hat, da würde es wohl reichen ein Meeting zu machen bei dem jeder dabei ist und nur die Teamleiter etwas sagen.

[IVI]

also als allererstes gilt es ja wohl mal, nein, nicht dadi zu feuern, obwohl das vll. auch was bringen würde *gg*, nein, es gilt festzustellen, wie die belegschaft die kommunikation sieht. also: fragebogen erstellen (zufriedenheit feststellen / problemfelder aufzeigen / lösungen finden) und DANN erst kann man sinnvolle verbesserungen durchführen.
es bringt nix, die leute ins skype oder ICQ zu jagen, wenn sie gar nix zu bereden haben, wenn die bisherigen kommunikationswege ausreichen, aber halt nicht sinnvoll genutzt werden.

[_Gast]

Wir haben nämlich bald eine Sitzung darüber. Da es manchmal Probleme gibt. Da weiß jemand das und das nicht - wo der andere aber denjenigen informiert hat. etc.Wenn jemand einen anderen nicht informiert, dann ist die Wahl des Kommunikationsmittels doch egal. Ob er jetzt kein Telefon, kein Skype, keine E-Mail oder keine Trommeln benutzt, ist Banane.

Hier scheint der Wurm nicht in der innerbetrieblichen Kommunikation sondern in der Organisation zu liegen. Warum hat Abteilung A Abteilung B nicht informiert? Doch sicher nicht aus Mangel an Möglichkeiten.

[Sven77]

Das halte ich für kontraproduktiv.
Da wo ich arbeite, ist man mehr in Meetings, als produktive Arbeit zu leisten.

Nicht immer hat man was zu sagen, aber Meetings sorgen dafür, dass man dann halt irgendwelchen sinnlosen Bullshit erzählt und ein Haufen Zeit damit vergeudet wird.

Kommunikation per Telefon, Email und persönliche Treffen sollten ausreichen. Meetings sollte man nur im konkreten Bedarfsfall organisieren.

So seh ich das auch. Was für unnötige Zeitverbrenner Meetings sind, merkt man erst wenn man mit harten Deadlines arbeiten muss. Selbst wenn diese Meetings Leute nur in dem gleichen Gebäude betrifft. Trotzdem müssen sie manchmal sein, manchmal auch täglich. Aber in den meisten Firmen sind Meetings reine Kaffeepausen..

[NiCoSt]

Wie vorgeschlagen: interner IM.

Gibt auch nen miranda-plugin für soetwas. miranda sollte genutzt werden da es nicht knallbunt oder mit werbung ist.

ansonsten sollte man telefon und outlook richtig nutzen. Im Outlook vor allem die Meetingfunktion korrekt einsetzen. D.h. wann wo welcher raum und vernünftige beschreibung des meetings, dann haben alle gleiche informationen und dieses "rumsprechen" wird unterbunden.

[Dadi]

Google Wave ist zu empfehlen?
Hört sich gut an.

[Deathrid3r]

Wenn jemand einen anderen nicht informiert, dann ist die Wahl des Kommunikationsmittels doch egal. Ob er jetzt kein Telefon, kein Skype, keine E-Mail oder keine Trommeln benutzt, ist Banane.

Hier scheint der Wurm nicht in der innerbetrieblichen Kommunikation sondern in der Organisation zu liegen. Warum hat Abteilung A Abteilung B nicht informiert? Doch sicher nicht aus Mangel an Möglichkeiten.

Sehe ich auch so...

[Dadi]

Nunja,
Organisation hin oder her.
Irgendetwas muss passieren. Und wenn man dann die Ankündigung macht, dass dies ab jeztt so abläuft, werden die Leute aufmerksamer. Ich meine, irgendetwas neues muss passieren. Ein Strich ziehen und dass es den Leuten klar wird.

[Panasonic]

Du wirst mangelhaftes Kommunikationsvermögen nicht mit Google Wave oder anderen "Tools" kompesnieren können. Du musst die Leute zusammenbringen und quasi "zwingen", dass jede Abteilung einen Status verlautbaren muss.

Ich spreche hier aus langjährigen Erfahrungen in verschiedenen Unternehmen.

[NiCoSt]

versteh ich nich. wenn man allen abteilungen ne mail schreibt sind doch alle informiert?!

[Panasonic]

versteh ich nich. wenn man allen abteilungen ne mail schreibt sind doch alle informiert?!
Ne. Weil die niemand liest.

[Monger]

Meine Erfahrung ist, dass Kommunikation sich durch kein technisches Hilfmittel wirklich verbessern lässt. Wenn man will dass die Leute miteinander reden, sollte man sie in einen Raum stecken.
Viele schimpfen über die Großraumbüros, aber: seitdem wir hier auf Arbeit alle in einem Raum sitzen, ist der Informationsfluss auf jeden Fall deutlich besser.

Die Kaffeeecke ist traditionell auch immer ein guter Treffpunkt. Warum nicht z.B. von der Firma aus sagen: jeden morgen ist in Raum xyz gemeinsames Kaffeetrinken/Frühstück?

Smalltalk ist absolut essentiell für eine gute Kommunikationsstruktur - und das geht einfach nicht über Telefon oder Videokonferenz.

[_Gast]

Du wirst mangelhaftes Kommunikationsvermögen nicht mit Google Wave oder anderen "Tools" kompesnieren können. Du musst die Leute zusammenbringen und quasi "zwingen", dass jede Abteilung einen Status verlautbaren muss.So sehe ich das auch. Wer sich lustlos durch seine E-Mails klickt und dessen Mailprogramm daraufhin automatisiert Lesebestätigungen verschickt, betreibt keine Kommunikation.Die Kaffeeecke ist traditionell auch immer ein guter Treffpunkt. Warum nicht z.B. von der Firma aus sagen: jeden morgen ist in Raum xyz gemeinsames Kaffeetrinken/Frühstück?Das ist eine tatsächlich funktionierende Art von Kommunikation.Irgendetwas muss passieren.Wir haben zentral eine "Theke" aufgestellt. Dort befindet sich ein allen zugänglicher Computer. Jeder hat auf seinem Arbeitsplatz eine Art Schwarzes Brett, auf das er Nachrichten "kleben" kann, die dann auf dem gemeinsamen Computer angezeigt werden. Aus jeder Abteilung trifft sich an dieser Theke täglich mindestens ein Mitglied mit den anderen. Wir besprechen in loser Folge verschiedene Angelegenheiten und schauen auf das Schwarze Brett, was so alles angeklebt wurde.

Das verhindert natürlich nicht Kommunikationsfehler, aber wenn man die anderen sieht und die Einträge auf dem Schwarzen Brett, dann fällt einem vieles wieder ein.

Wichtig ist auch die Vergabe von Verantwortlichkeiten. Wenn man im Kreise der Kollegen zu einem anderen gesagt hat "und du kümmerst dich darum?", dann ist der Ansporn deutlich höher als durch eine bloße E-Mail.

[Rooter]

Wir haben zentral eine "Theke" aufgestellt. Dort befindet sich ein allen zugänglicher Computer. Jeder hat auf seinem Arbeitsplatz eine Art Schwarzes Brett, auf das er Nachrichten "kleben" kann, die dann auf dem gemeinsamen Computer angezeigt werden.Wie heißt die Software?
Ein virtuelles schwarzes Brett wäre auch mein Vorschlag gewesen, gerade nachdem ich diesen Satz gelesen hatte:
Da weiß jemand das und das nicht - wo der andere aber denjenigen informiert hat. etc.

MfG
Rooter