Archiviert eurer Arbeitgeber Emails ?

[desperado2000]

Hallo

Wollt mal in die Runde fragen ob jemand die Frage bejahen kann. Wenn archiviert wird wie lange denn und wie ?

Danke

Achja : Was droht eigentlich wenn E-Mails nicht archiviert werden und wer könnte das bemängeln ? In welchen Fällen könnten Konsequenzen drohen ?

[barracuda]

Was hat das im Windows-Forum zu suchen? Ab ins Offtopic.

[Pl@ttenspieler]

Jo , ich bin der Admin und es gibt immer ein Backup der Daten auf einem USB Stick. Sollte ein Mitarbeiter verunglücken oder ausscheiden oder whatever ;D ,habe ich die Daten seiner E-Mails. Wird aber verschlüsselt abgelegt und nur der Geschäftsführer hat das Passowrt um die Daten einsehen zu können !

P.S. Ja man sollte archivieren, alleine wegen der Möglichkeit der Manipulation jeglicher Art. So kann man beweisen wer und wann was verschickt hat. Ausserdem gibt es ein Gesetzt das zum Aufbewahren verpflichtet. Glaube 5 Jahre oder so !

[ToxiC 1l]

Die Emails und andere Sachen werden archiviert, dass man alles nachvollziehen kann, wenn etwas passiert.
Man kann das eig vergleichen, wie wenn man etwas in mehreren Schritten produziert. Es wird auch alles dokumentiert, falls nachher etwas nicht stimmt. Genauso ist es mit der Emailsicherung.

Die Daten werden dann glaube bis zu 10 Jahre aufbewahrt.

[(del)]

Wollt mal in die Runde fragen ob jemand die Frage bejahen kann. Wenn archiviert wird wie lange denn und wie ? Mal die Gegenfrage: Welches ernstzunehmende Unternehmen archiviert denn nicht (nur) solche Daten?

[desperado2000]

Hmm ich denke schon das die meisten archivieren. Nur eben nicht 6-10 Jahre...

Um ehrlich zu sein es ist mein Job Unternehmen auch danach zu fragen :)

[DELIUS]

Ich staune und wusste gar nicht, dass es Vorgaben gibt (sogar Gesetze), wie E-Mails archiviert werden müssen.

In meiner Behörde (beim Land Hessen angesiedelt) stehen den ca. 400 Mitarbeitern jeweils 100 MB an E-Mail Speicherplatz zur Verfügung. Ist das Postfach voll, laufen neue Mails ins leere (Aussage des Admins). Das ganze läuft über Exchange.

Bei uns ist jeder User selbst verantwortlich, wie Mails/Postfächer >100 MB gesichert werden. Ich habe mir diverse .PST-Files (Outlook) selbst angelegt und sichere Mails auf meinem privaten USB Stick.

Oha! Da fehlt mir (und meinen Admins) scheinbar ein gewisses Grundwissen, wie mit Mails umzugehen ist ...

[sun-man]

http://www.it-recht-kanzlei.de/?id=%2Fview&cid=2167&title=Rechtliche+Rahmenbedingungen+der+Archivierung+von+E-Mails

Vielleicht hilft es ja ein wenig.

[desperado2000]

Ich staune und wusste gar nicht, dass es Vorgaben gibt (sogar Gesetze), wie E-Mails archiviert werden müssen.

In meiner Behörde (beim Land Hessen angesiedelt) stehen den ca. 400 Mitarbeitern jeweils 100 MB an E-Mail Speicherplatz zur Verfügung. Ist das Postfach voll, laufen neue Mails ins leere (Aussage des Admins). Das ganze läuft über Exchange.

Bei uns ist jeder User selbst verantwortlich, wie Mails/Postfächer >100 MB gesichert werden. Ich habe mir diverse .PST-Files (Outlook) selbst angelegt und sichere Mails auf meinem privaten USB Stick.

Oha! Da fehlt mir (und meinen Admins) scheinbar ein gewisses Grundwissen, wie mit Mails umzugehen ist ...

Siehst. Da kannst du gern dich mal an deinen Vorgesetzten wenden.

[The_Invisible]

bei meinen früheren und jetzigen arbeitgeber werden mails NICHT archiviert.

irgendwie auch sinnlos, soll ich mal schnell ein mail bzw postfach "erzeugen" das aussieht als wäre vom vorigen jahr? interessanter sind da wohl die logs selber wer wann wem was geschickt hat. natürlich auch manipulierbar, zumindest sieht man dort aber den richtigen absender/empfänger bzw es geht meist über mehrere externe server so das man nicht einfach was "erzeugen" kann.

mfg

[desperado2000]

Schau dir mal § 257 HGB an. Und leider leider ist es nicht sinnlos da Pflicht. Ahso du kommst aus Österreich. Ich weiss nicht wie da eure gesetzlichen Bestimmungen aussehen.

[Armaq]

Man muss sogar viel mehr als die E-Mails archivieren. Was ist dein Ansinnen?

[desperado2000]

Du meinst mich ? Ich wollt mal in die Runde fragen wie es mit der Umsetzung der gesetzlichen Bestimmung aussieht.

[Armaq]

Achso, dann kann ich dir sagen, dass bei meinen bisherigen Arbeitgebern die Situation mehr als durchwachsen ist. :)

[desperado2000]

Frage : Wird das Thema ernst genommen oder lässt man es drauf ankommen ?

[thomasius]

Bei uns wird alles archiviert, emails werden in den jeweiligen Projekten abgelegt, in denen gibt es dann Unterordner SV Intern, SV NAN usw, diese Daten liegen dann auf einem netzlaufwerk, was extra mehrfach gesichert ist.
Zugleich ist der Posteingang (500MB, die nicht reichen) eh gesichert, da er nicht lokal ist. Zudem gibt es eine Richtlinie die das lokale Ablegen von Daten verbietet.

ps wie lange es archiviert wird, weiß ich nicht, da es die Firma noch nicht so lange gibt.

[desperado2000]

@Thomasius. Ihr habt MS Exchange und Outlook ? Auf welches Medium sichert ihr ?

[thomasius]

@Thomasius. Ihr habt MS Exchange und Outlook ? Auf welches Medium sichert ihr ?
hm, da ich nicht der Admin der Firma bin (und mich da auch nicht auskenne), weiß ich das nicht so genau.
Nutzen tun wir outlook und remote desktop, allerdings kann ich auch das lokale outlook benutzen, was dann dementsprechen syncronisiert wird. Das ist einfach notwendig, durch die viele Reisetätigkeit. Zusätzlich kann man über ein exchange Konto, alles über unsere Handys empfangen.

Auf was für Medien gesichert wird, weiß ich allerdings gar nicht, da hab ich gar keinen Einblick, müßte ich bei Gelegenheit mal unseren admin fragen, wenn ich mal wieder in Deutschland auf Arbeit bin.

ps Wer bemängelt?
der Chef, der Stichprobenartig in die Projekte schaut und nachvollziehen möchte, was so passiert ist. Wenn dann die mails nicht abgelegt sind, gibt es ein Donnerwetter. In das Postfach selber kann nur der admin schauen, nicht der chef.

[desperado2000]

Wie viel IT Arbeitsplätze gibt es in eurer Firma ?

[daflow]

@Topic Frage: Ja die Wirtschaftsprüfer hätten sonst wohl schon lange Randale gemacht ;)
Welche wie lang, welche, wie ist mir nicht bekannt. Wir haben allerdings eine autmoatisierte Archivierung, welche nur zulässig ist wenn _offieziell_ der private Email-verkehr verboten ist :freak:
Da gibts auch einige interessante Infos: http://www.perspektive-mittelstand.de/E-Mail-Archivierung-Warum-und-wie-Firmen-E-Mails-archivieren-sollten/management-wissen/2043.html
Im Zweifesfall, kann dir da ein Wirtschaftsprüfer mit Spezialisierung von Dokumenten Aufbweahrungsfristen die genauen aktuellen Vorschriften nennen... da ändert sich gerade in Bezug auf digitale Dokumente gerne mal was.

[desperado2000]

Cooler Link ! Danke :)

[ernesto.che]

Jepp, es wird archiviert. Bei meinem jetzigen AG bin ich seit 2003 und könnte bei Bedarf auch an Mails aus der Zeit heran kommen. Ein Kollege hat letztens eine wirklich alte E-Mail gesucht: Kein Problem, auch 1997 war verfügbar.
Lotus Notes.

[desperado2000]

Die Groupware ist ja nicht wirklich sooo entscheidend es kommt ja drauf an was auf dem Mail Server geschieht :)

[Tech_FREAK_2000|GS]

2 Zeichen

[thomasius]

Wie viel IT Arbeitsplätze gibt es in eurer Firma ?
rein it
2+ 1 chef
an allen Standorten hat zusätzlich einer it in der arbeitsplatzbeschreibung, für die kleinen lokalen probleme, wenn grössere sachen anstehen, wird auch auf eine externe Firma zugegriffen.

[Armaq]

Frage : Wird das Thema ernst genommen oder lässt man es drauf ankommen ?
Auch unterschiedlich. Oft wird es halbherzig gemacht, was prinzipiell genauso Mist ist wie gar nicht.

[Lokadamus]

irgendwie auch sinnlos, soll ich mal schnell ein mail bzw postfach "erzeugen" das aussieht als wäre vom vorigen jahr?mmm...

Kannst du ja mal versuchen. Bei uns in der Firma wird am Ende eines Jahres eine Sicherung sowohl der Emails als auch der Daten gemacht und für min. 10 Jahre im Tresor verwart.
Da kannst du gerne anfangen ein Postfach zu erstellen und zu behaupten, es wäre von vor über einem Jahr. Dummerweise ist es auf den Sicherungsbändern nicht drauf und dann hast du schon das erste Problem ;).

Ausserdem darf man nicht vergessen, dass es sowohl Sender als auch Empfänger gibt.

[desperado2000]

Auch unterschiedlich. Oft wird es halbherzig gemacht, was prinzipiell genauso Mist ist wie gar nicht.
Archivieren? Pustekuchen, da wehrt man sich mit Händen und Füssen.
die Postfächer (mit über X Gigabyte) werden nur im normalen Backup Turnus erfasst.

Und wie viel IT Arbeitsplätze gibt es bei euch ?

[Armaq]

Und wie viel IT Arbeitsplätze gibt es bei euch ?
Reine IT? 1. Es gibt aber auch nur 45 Arbeitsplätze (wohl gemerkt ist das aber schon ein größeres Steuerbüro).

[user77]

ich bin auch admin, wir haben lotus notes im einsatz.

wenn ne mailbox über 4gb geht, werden sie alten emails archiviert und auf sicherungsbänder gespeichert.

[desperado2000]

diese sicherungbändern...basieren die auf magnetischer speicherungstechnologie ?

Wäre denn eine Storage Lösung nicht besser ?