Ganz verzwicktes Exchange, Outlook und Kalender Problem

[Matrix316]

Also, wir haben in der Firma einen Active Directory bzw. Exchange Server wo jeder User ein Hauptpostfach hat:

VNachname@domäne (standard)

Dazu gibts für weitere E-Mail Adressen zusätzliche "Schattenpostfächer"

v.nachname@adresse1.de
v.nachname@adresse2.com

Jetzt nutzen die User aus bestimmten Gründen noch PST Datein zusätzlich.:rolleyes:

Das heißt, in Outlook hat jeder User mind. ca. 3 Kalender drinnen:

Kalender PST (Standard)
Kalender domäne
Kalender adresse1
[Kalender adresse2]
etc..

So, wenn jetzt jemand zum Beispiel eine Besprechungsanfrage an interne Mitarbeiter UND externe Leute raussendet, funktioniert das zusagen nicht so wie gewünscht.

Wenn ich aus dem PST Kalender eine Anfrage nach draußen sende, gibts einen Fehler beim senden - weil die standard vnachname@domäne Adresse natürlich keine gültige Mail Adresse ist. Man kann die nochmal raussenden, in dem man im VON Feld was angibt.

ABER Wenn jemand von extern ZUSAGT, wird das nicht im Termin vermerkt - weil der Kalendereintrag nicht gefunden wurde. (diese Besprechung ist nicht in ihrem Kalender eingetragen blablabla) Interne Zusagen funktionieren und werden im Termin vermerkt.

Wenn ich jetzt die Termine in einem den adresse1 oder 2 Kalender eingebe und raussende, dann funktioniert das senden und zusagen einwandfrei. Problem: INTERNE Zusagen werden nicht vermerkt. (diese Besprechung ist nicht in ihrem Kalender eingetragen blablabla).

Wie kann man das Problem irgendwie in den Griff bekommen, ohne PST Datein und Schattenpostfächer wegzulassen? :hammer:

Wenn jeder nur ein v.nachname@adresse1.de Postfach hätte, wäre das glaube ich garnicht so ein Problem, wobei natürlich der AD User sein vnachname@domäne Postfach immer noch hätte.

Aber gibts da vielleicht eine Lösung die praktikabel ist?

[BoRaaS]

Habt ihr Outlook so konfiguriert das die Mails direkt in die PST laufen und nicht in das "online" Postfach? Ich verstehe das Konstrukt auch nicht so richtig, also die Mailadresse VNachname@domäne ist auch von außen erreichbar??

[Matrix316]

Die Mails gehen alle direkt in die PST Datei.

Die Adresse vnachname@domäne ist nur intern erreichbar.

Das Problem ist irgendwie, dass der primäre Kalender kein exchange und der exchange Kalender nicht der Primäre Kalender ist. ;) Kann man vielleicht irgendwie die Kalender "mergen" so dass nur ein einziger Kalender für alles genutzt werden kann, ohne alle Termine in allen Kalendern anzulegen, nur damit die Antworten der jeweiligen Leute in den richtigen Kalender reinlaufen? :hammer:

[BoRaaS]

Vorschlag:
Setzte als PrimäreAdresse eine Mailadrese die von außen erreichbar ist.
Lasse die Mails in das Online Postfach laufen und verschiebt erst anschließend mit irgendwelchen Regeln die Mails in die PST. Somit werden alle Termin in den Online Kalender eingetragen. Falls die User das Postfach offline brauchen, konfiguriere den CacheMode für das Outlook.
Und derjenige der sich dieses Konstrukt ausgedacht hat, soll sich bitte schämen...

[Matrix316]

Ich wars net. ;) Aber die Chefs wollten es mal so, damit keiner aus versehen von adresse1.de was sendet, obwohl der gegenüber nur mit adresse2.com angesprochen werden soll. (verschiedene Kunden, verschiedene Firmen etc..)

Und die PST Dateien, weil die massenweise Mails kriegen mit zum Teil Bildern und Dokumenten. Rekord war bislang eine 19 GB PST Datei. ;)

[konkretor]

Komisches Konstrukt. Auf dem Server kann man schön Begrenzen und der Mitarbeiter bekommt eine Warnung falls das Postfach voll wird.

[Matrix316]

Jaja, aber für die isses einfacher alles in der PST Datei zu lassen als extra auszusortieren. Das mit den Limits hilft da dann weniger. ;) Archivieren wäre aber dann eine Idee... ;)

[BoRaaS]

Die User können ja auch prinzipiell ihre PST behalten, aber eben als Datengrab nur. Die Mails müssen vernünftig in das "online" Postfach laufen und anschließend per Regel verschoben werden (oder manuell), ansonsten kann das mit dem Senden und den Terminen nicht funktionieren.
Und bitte überzeug deine Chefs davon das sich das Konstrukt jemand ansieht und es ordentlich macht. Das kann kein Sinn haben das ich intern mailen kann und wenn ich extern eine Mail verschicken will ich erst übers "Von"-Feld meine richtige öffentliche Mailadresse auswählen muss.

[Rajin the troll]

Aleine das Thema Datensicherung bei sovielen PSTs ist doch der Wahnsinn.
Und sollten die für sichereungszwecke eh auf nem Netzwerklaufwerk liegen ... ist es vollkommen irrsinig die mails dann nicht gleich in der Exchangedatenbank zu lassen und dei Postfachgrößen für alle entsprechend zu erhöhen.

Mein erster vorschlag wäre wie auch schon von anderen geschrieben:
Holt euch emanden der Ahnung hatt und baut einen vernünftigen Prozess auf, denn mit dem Konstrukt werdet ihr noch öfter Probleme bekommen.

Als kleiner tipp würde ich mir mal überlegen warum die PSTs der standart sind und nicht das exchangekonto.

PS.: Falls keine Sicherung vorgenommen wird, zeig deinem Chef dann mal das Horrorszenario Festplattencrash mit totalem verlust aller seiner mails auf .... wirkt meistens als super heilmittel.

[Matrix316]

Nene, die PST Dateien sind schon aufm Server und werden gesichert.

ALLERDINGS: Laut Microsoft ist das wiederum garnicht so gut, und man sollte die PST Datein wenn nur lokal verwenden.

Und wir hatten ja jemanden damals da der Ahnung hatte, aber wenn Chefs Woscht rufen, muss die gleich aufm Tisch stehen. ;)

[BoRaaS]

Nene, die PST Dateien sind schon aufm Server und werden gesichert.

ALLERDINGS: Laut Microsoft ist das wiederum garnicht so gut, und man sollte die PST Datein wenn nur lokal verwenden.

Richtig, aber einen Tod muss man sterben, entweder sie sollen ordentlich gesichert werden, oder sie liegen lokal ;>.

[Matrix316]

Nur müssten wir erstmal unseren Exchange Server aufrüsten, weil da nur 60 GB Platz sind. ;) Wenn bei 40 Mitarbeiter, jeder 20 GB Emails hätte...

[Rente]

Japp, ihr solltet eindeutig mal ein neues Konzept entwickeln, so wie es aktuell zu sein scheint ist es nur rumgeflicke (Rücksicherung von einzelnen Mails ist garantiert super).

Wer hat bitte 60 GB ursprünglich für nen Mailserver eingeplant? Selbst wenn sich die 40 Mitarbeiter zusammenreißen (was sie vermutlich, wie auch in jeder anderen Firma nicht tun), ohne Quota reicht der Platz einfach nicht lange, vorallem verbraucht die PST-Lösung auch mehr Speicher.

[Matrix316]

Naja, wegen der PST Dateien meinte man halt der Exchange Server muss nicht so riesig sein und überhaupt Mails sind nur zum Nachrichtensenden und nicht zur Dateiablage. Da kam halt alles zusammen. ;)

[Mr_Snakefinger]

[...]jeder 20 GB Emails hätte...

20 GB pro Mitarbeiter?! Wär ja nen Traum...

Bei uns ist das Postfach pro Mitarbeiter 200 MB groß (auf dem Exchange).

Wenn ich bei mir gerade mal durchrechner:

* auf dem Server habe ich 20 MB verballert
* lokal habe ich ein Archiv, was knapp 500 MB groß ist

Darin sind alle wichtigen Mail und Termine der vergangenen 3 Jahre enthalten, den Müll und überflüssige Mails (doppelte Mails, doppelte Dateianhänge) sortiere ich 2 Mal im Jahr aus.

Was bitte schickt Ihr alle für Mails, dass 20 GB (!!!) pro Mitarbiter nicht ausreichen?

[Matrix316]

Bilder (von Fahrzeugen), große PDF Dokumente, Excel SQL Auswertungen und sowas. ;) Klar speichern die das wichtige auch aufm Server, aber aus Outlook rauslöschen trauen sich viele nicht, vor allem weil man da halt auch schneller auf die Sachen zugreifen kann. 20GB ist auch nur der Extremfall, aber so 2-3 Leute würden da schon an die Grenzen kommen.

[Mr_Snakefinger]

Ich will's hier auch nicht unnötig breittreten, aber wäre es ab einem gewissen Datenumfang nicht sinnvoller, sowas direkt auf einem Netzwer-Share respektive FTP-Laufwerk zur Verfügung zu stellen? Vor allem, wenn so eine Mail ggf. mal mehr als einen Empfänger hat? Einmal eine große Datei auf dem Server vs. 5 Mal, 10 Mal, 40 Mal?!

Und zum aus Outlook rauslöschen: Klar ist der Zugriff schneller als vom einen Netzlaufwerk. Aber auch erst, wenn die Mail einmal runtergeladen wurde. Da kann man sich die Sachen auch direkt vom Laufwerk ziehen und von der lokalen Platte öffnen.

Ist sicher auch eine Grundsatzfrage, aber es hat sicherlich seinen Grund, warum bei uns das Exchange-Postfach auf 200 MB pro Nase beschränkt ist (wobei es bei uns auch ein "paar" Leute mehr sind, als bei Euch - da jedem 20 GB oder mehr zur Verfügung zu stellen, wird auf die Dauer dann doch teuer).
Darüber hinaus liegt es sicherlich auch an der persönlichen Einstellung der einzelnen Mitarbieter. DB-Abzüge, große Dokumente, Patches und whatever würde ich bspw. nie per Mail verschicken.

Aber genug OT, hat mich einfach mal nur interessiert, woher dieses riesen Mail-Aufkommen kommt.

[Matrix316]

Wir speichern auch alles aufm Server, aber wenn die dann Mails von Leuten raussuchen wollen und du hast ein Verzeichnis mit 10000000 Mails geht das in Outlook einfach einfacher, weil du da nach Sender, Empfänger etc. pp suchen kannst. Aufm Filesystem geht das schlecht. Mit den Anhängen kommt ja auch eine Mail und der Inhalt ist auch wichtig.

Wobei es schon eine Alternative gibt, nämlich der GFI MailArchiver, aber das kostet pro User auch Geld und ist net sooo billig.

[GBWolf]

aber die psts kann man doch zusätzlich zum exchange postfach von jedem user individuell auf der ablage anlegen lassen? das heißt man gibt jedem z.b. nen 100mb postfach bei exchange und jeder user ist dann selbst für die auslagerung auf die gesicherte ablage verantwortlich ansonsten wird das postfach eben ab 100mb komplett dicht gemacht (kein ausgang/eingang mehr)
das pst wird also nur zur datenablage genutzt.