Neue Unsitte: Spamfilter im beruflichen Umfeld

[BigKid]

Ich muss mir mal kurz Luft machen. Ich arbeite im IT Sektor und eMail ist nunmal eines der wichtigsten Kommunikationsmittel - auch zum versenden Binären Daten (kleine Hotfixes etc, Dokumente, Daten).

Es ist jetzt gerade zum Xten mal vorgekommen, dass eine eMail dem Empfänger nicht zugestellt wurde sondern still und heimlich von einem eMail Filter weggelöscht wurde OHNE den Empfänger(kann ich nicht beweisen?) oder mich (da bin ich sicher) darüber zu informieren.

Im privaten Bereich mag sowas angehen aber im Geschäftsumfeld geht sowas meiner Ansicht nach einfach nicht an. Zumindest eine Rückmeldung ist meiner Ansicht nach hier ein MUSS !

Ich bin der Meinung dem Kunden alles geschikt zu haben was er braucht um mir dann nach 3 Wochen einen Einlauf abzuholen wo die Sachen bleiben.

Und diese Filter sind unberechenbar. Manchen schmeckt schon ein Word Doc nicht - manche schauen in ZIPs. Manche schauen sogar in unbenannte ZIPs...

Letzlich kommt man meistens irgendwie durch (rename datei -> *.txt, zippen, rename zip nach *.txt) aber wenn man nicht einmal WEISS das die eMail nicht ankam, dann kann man auch nicht reagieren...

Eigentlich ist das Unprofessionell und die Unternehmen sollten ihren IT Abteilungen mal einen Einlauf verpassen !!!!

Oder sehe ich das falsch ?

Lesebestätigung etc. ist hier auch nur bedingt eine Abhilfe weil viele sowas standardmäßig auch ignorieren.

[looking glass]

Was hindert dich telefonisch/skype eine Eingangsbestätigung einzuholen, oder eine reine Textmail ohne Hängenbleiberanhang als Vorwarnung (Achtung gleich kommt was), oder Nachfrage (ist es angekommen) zu verschicken?

Geschäftmailkonten sind Dauerspam unterzogen, selbst so eine automatische Benachrichtigungsmail, was alles weggefiltert wurde (ala GMX; also wo z.b. Absender und Betreff gelistet sind) kann dann auch mal 100erte Einträge lang werden (pro Tag) - mal ehrlich, glaubst Du ernsthaft die liest einer? Und den ganzen Schrott dann auch noch ins Backup schieben, öhm, plattenplatz ist zwar billig, aber so billig nun auch nicht.

[BigKid]

Mir geht es darum, dass ich im Geschäftsumfeld wegen jedem Käse eine Rückantwort bekomme

"Mail konnte nicht innerhalb von XXX zugestellt werden. Es wird weiter versucht..."

"Der eMail Account ist nicht bekannt/voll ..."

Aber wenn eine eMail von nem Filter weggelöscht wird, dann ist sie weg und keiner bekommts mit ?

Und imho wertet das eines der wichtigesten Kommunikationsmittel gewaltig ab. Ich kann mich eben NICHT mehr drauf verlassen dass eine eMail auch ankommt oder dass ich das wenn nicht eben zumindest mitgeteilt bekomme.

Und was du beschreibst erhöht bei MIR UND dem Partner nun den Aufwand ziemlich und das STINKT mir...
Ich muss 2 eMails schreiben oder zum Hörer greifen, ich muss es mir merken, ich muss Nachfragen wenn keine bestätigende Antwort kommt...

Sollte uns diese Technik nicht ursprünglich mal das Leben einfacher machen ? Aktuell erlebe ich da einige Rückschritte...

Es kann mir keiner Erklären, dass es so viel Aufwand wäre eine Rückantwort zu senden wie
"Ihre eMail wurde Aufgrund von Sicherheitsrichtlinien nicht zugestellt..." - ich gehe sogar weiter und sage im geschäftlichen Umfeld GEHÖRT sich das so !
Ich bin auch der Meinung sowas schonmal bekommen zu haben - machen nur leider die wenigstens...

Oder nur den Anhang der stört rausfiltern, einen Platzhalter einsetzen und die eMail trotzdem zusenden - so läuft das z.B. bei uns...

In unserer Firma bekommen wir übrigens sehr wohl mit was aufgrund von Spamverdacht gefiltert wurde (bei uns wird zwischen Spam und unsicheren Ahnängen unterschieden) und daher weiss ich: Wer mit seiner eMail Adresse sorgsam umgeht wird auch nicht unbedingt SO zugespammt... Und JA wir werden angehalten diese Listen wöchentlich einmal durchzuegehen um sicherzugehen, dass nicht etwas wichtiges versehentlich da gelandet ist.

[sei laut]

Oder sehe ich das falsch ?
Ein kleines nein.. und dann ein fettes Jaaaaeeiiinnn.

Der Idealfall, und den hast du super beschrieben, ist, dass nichts ohne Rückmeldung gefiltert wird UND nicht mehr als nötig gefiltert wird (ganz wichtig, Dateiendungen pauschal blocken ist in meinen Augen auch bäh).

Bei E-Mail-Rückmeldungen gilt: Sowenig wie möglich, soviele wie nötig. Was dabei natürlich nicht geht, ist eine E-Mail ungemeldet zu löschen. Wenn man sich aber ein beliebtes E-Mail-Filterprogramm für Mailserver anschaut, dann ist dieses Open Source Programm Experte in genau dieser Disziplin.
Standardmäßig ist das Programm so eingestellt, dass nur der Mailadmin über gelöschte Mails mit Anhängen (Standardmäßig nur bei Virenfund) Bescheid bekommt. Wenn das eine Schnarschnase ist und er am Ende diese Sachen nicht kontrolliert, führt es natürlich zu einem Problem. (das hat den einfachen Grund, damit nicht auf Spams eine Antwort gesendet wird und der Admin das unterscheiden kann und dann gezielt E-Mails zurückschickt)

Ich weiß nicht, ob andere Mailserver-Filter ähnlich schlecht eingestellt sind, aber der E-Mail-Dienst ist nichts aus dem 21. Jahrhundert, er ist alt, anfällig, nicht gescheit definiert und längst überholt. Aber nicht mehr wegzudenken. Ob es Zeit wird für ein besseres System? Ja. Wird es kommen? Nein.
Von daher, dein Anliegen ist klar, auch jedem Admin (hoffentlich). Die Umsetzung ist nicht ganz so einfach, vorallem, wenn es am Ende eine Kostenfrage ist. Du kannst aber natürlich trotzdem auf den Missstand hinweisen.

[Birdman]

Eigentlich ist das Unprofessionell und die Unternehmen sollten ihren IT Abteilungen mal einen Einlauf verpassen !!!!
Oder sehe ich das falsch ?
Dunno, aber du scheinst nicht im Email/Internet relevanten IT Bereich zu arbeiten, denn es ist durchaus normal, dass Emails ohne wenn und aber direkt vom Server gekippt (oder in eine Quarantäne rein...die keiner anschaut) werden - vor allem solche mit Viren drin.

Grund ist der dass heutige Emailviren zu 99.9% aus irgendwelchen Emails mit .zip Files bestehen welche aus einem Botnetz heraus, mit gefälscher Absenderadresse, an millionen von Accounts geschickt werden.

Das führt zu einem Problem dass viele Leute quasi Spam-Virus Emails bekommen, welche Sie dann immer noch manuell löschen müssten, wenn der Server das nicht vornimmt.
Noch schlimmer ist es für den Besitzer der gefälschen Absenderemailadresse - der kriegt den ganzen Schrott zurück wenn man den Absender benachrichtigen würde....

[BigKid]

Dunno, aber du scheinst nicht im Email/Internet relevanten IT Bereich zu arbeiten, denn es ist durchaus normal, dass Emails ohne wenn und aber direkt vom Server gekippt (oder in eine Quarantäne rein...die keiner anschaut) werden - vor allem solche mit Viren drin.

Grund ist der dass heutige Emailviren zu 99.9% aus irgendwelchen Emails mit .zip Files bestehen welche aus einem Botnetz heraus, mit gefälscher Absenderadresse, an millionen von Accounts geschickt werden.

Das führt zu einem Problem dass viele Leute quasi Spam-Virus Emails bekommen, welche Sie dann immer noch manuell löschen müssten, wenn der Server das nicht vornimmt.
Noch schlimmer ist es für den Besitzer der gefälschen Absenderemailadresse - der kriegt den ganzen Schrott zurück wenn man den Absender benachrichtigen würde....

Vielleicht gehe ich das ja zu Naiv an aber...
1) Sollte es technisch kein Problem sein, zu verhindern dass eMails mit dem falschen Absender verschickt werden - es gibt meines Wissens ja fast keine eMail Server mehr die anonymen Zugang/Versand erlauben
2) Kann es imho nix Schaden, wenn der besitzer eines BotNet-Zombies auf diesem Weg darauf aufmerksam wird dass was nicht stimmt...

[Birdman]

Vielleicht gehe ich das ja zu Naiv an aber...
1) Sollte es technisch kein Problem sein, zu verhindern dass eMails mit dem falschen Absender verschickt werden - es gibt meines Wissens ja fast keine eMail Server mehr die anonymen Zugang/Versand erlauben.

Nein, es gibt grundsätzlich keine Möglichkeit dies zu verhindern. Authentifizierung tut es nicht - da kannst Du dich mit deinen Accountangaben anmelden und dann aber irgendeine random Emailadresse als Absender von Emails eintragen.
Ausserdem werden Emails aus Botnetzen über keine SMTP Server verschickt, sondern der PC der es verschickt, sendet das direkt an den Exchange/Whatever Mailserver des Empfängers - und da brauchts nix um das Mail absetzen zu können. (ist ja logisch, sonst wurde dieser Server gar keine Email annehmen)


2) Kann es imho nix Schaden, wenn der besitzer eines BotNet-Zombies auf diesem Weg darauf aufmerksam wird dass was nicht stimmt...
Es wird ja nicht der Besitzer darauf aufmerksam gemacht, sondern die arme Sau dessen Emailadresse für den Versand dieser Emails geklaut wurde ;)

[foobi]

Eigentlich ist das Unprofessionell und die Unternehmen sollten ihren IT Abteilungen mal einen Einlauf verpassen !!!!

Oder sehe ich das falsch ?
Nein das siehst du richtig, dabei handelt es sich um eine Fehlkonfiguration des E-Mail-Systems.
Entweder der E-Mail-Server des Empfängers nimmt die E-Mail an, dann muss er sie auch (weiter) zustellen. Oder er lehnt den Empfang ab, dann ist der einliefernde E-Mail-Server dafür verantwortlich, einen NDR an den Absender zurückzuschicken. Zuerst die E-Mail mit "250 OK" zu akzeptieren, ein paar Sekunden später auf die Idee zu kommen dass man sie doch nicht haben möchte, und zur Krönung die E-Mail einfach zu löschen ohne irgendjemandem Bescheid zu geben, deutet auf ein planlos zusammengestückeltes E-Mail-System hin.

Das hilft dir aber natürlich kein bisschen weiter, außer zu wissen dass du im Recht bist.

[keats]

Zuerst die E-Mail mit "250 OK" zu akzeptieren, ein paar Sekunden später auf die Idee zu kommen dass man sie doch nicht haben möchte, und zur Krönung die E-Mail einfach zu löschen ohne irgendjemandem Bescheid zu geben, deutet auf ein planlos zusammengestückeltes E-Mail-System hin.

Aber wie soll der Mailserver vor dem Annehmen der Mail wissen, dass es Spam ist, sofern der zustellende Server nicht schon auf einer Blacklist steht? Da haben die ganzen Inhaltsfilter doch noch gar nicht gegriffen.

keats

[Birdman]

Aber wie soll der Mailserver vor dem Annehmen der Mail wissen, dass es Spam ist, sofern der zustellende Server nicht schon auf einer Blacklist steht? Da haben die ganzen Inhaltsfilter doch noch gar nicht gegriffen.

keats
Nee, das ist eigentlich schon korrekt, grundsätzlich müsste der empfangende Mailserver das Email komplett scannen und dann darüber entscheiden ehe er es akzeptiert. Das ist techniscch durchaus möglich und wird zumeist auch so gemacht.
Nur gibts Situationen wo das nicht möglich ist und halt auch Systeme wo das nicht können.

[Weyoun]

Mal abgesehen davon, ich hatte schon mehrmals gerade im "beruflichem Umfeld" starken Verdacht, dass der Spamfilter ganz unschuldig ist und einige Leute unerwünschte Nachrichten wie z. B. neue Aufgaben ignorieren mit der Ausrede "Hat mein Spamfilter wohl gelöscht". Da kann der Spamfilter nix dafür und man ist wohl auf einen sehr unangenehmen Zeitgenossen gestoßen, den man in Zukunft tunlichst meiden sollte.

In der Regel sollte man bei wichtigen Sachen nie eine Mail schreiben und falls man das tut - nach ein paar Tagen ohne Rückantwort telefonische Rücksprache halten - sodass sich betreffende Person nicht rausreden kann.

[YfOrU]

Ich bin der Meinung dem Kunden alles geschikt zu haben was er braucht um mir dann nach 3 Wochen einen Einlauf abzuholen wo die Sachen bleiben.

Und diese Filter sind unberechenbar. Manchen schmeckt schon ein Word Doc nicht - manche schauen in ZIPs. Manche schauen sogar in unbenannte ZIPs...


Ist ein ganz typisches Problem für welches praktisch keine ganz optimale Lösung zur Verfügung steht.

Schlussendlich muss heute davon ausgegangen werden das an Mails angehängte Dateien von einem Spamfilter, aggressiven Virenscanner oder gleich grundsätzlich durch eine Regel kassiert werden. Ehrlicherweise sind dazu ungefähr 1/4 der Anwender schlichtweg unfähig und nicht in der Lage zuverlässig mit Dateianhängen umzugehen (also diese zu exportieren / zu öffnen).

Allerdings ist der Kontakt mir Kunden und externen Mitarbeitern/Partnern alleine per Mailsoftware (wie Outlook) in den meisten Fällen sowieso weder praktikabel noch ausreichend.

Eine vernünftige Lösung ist ein an das Internet angebundenes CRM System welches entweder eingekauft wurde oder eine Eigenentwicklung darstellt.

-> Der Kunde meldet sich mit seinen Zugangsdaten auf der entsprechenden (https) Webseite an und kann hierüber kommunizieren und Dateien zur Verfügung stellen. Funktioniert für beide Seiten praktisch wie ein Forum mit Dateianhängen und automatischer Benachrichtigung per Mail (für neue Einträge). Die Kundenkonten sind dabei natürlich voneinander getrennt und sehen jeweils nur ihre eigenen Kommunikationsstränge mit dem Unternehmen ;)

Bringt ungemein viele Vorteile wie die zentrale Archivierung der Kommunikation bezogen auf den Kunden (und nicht wie häufig aufgesplittet über mehrere Mail Konten). Es sind auch keine größeren Umstellung bei Urlaubsvertretung nötig und jeder Mitarbeiter kann sich leicht einen Überblick über die aktuellen Vorgänge und bekannte Probleme/Lösungen in seinem Aufgabengebiet einholen.

[Pinoccio]

Nee, das ist eigentlich schon korrekt, grundsätzlich müsste der empfangende Mailserver das Email komplett scannen und dann darüber entscheiden ehe er es akzeptiert. Das ist techniscch durchaus möglich und wird zumeist auch so gemacht.
Nur gibts Situationen wo das nicht möglich ist und halt auch Systeme wo das nicht können.Der Mailserver kann aber z. B. nicht in verschlüsselte ZIPs reisehen. Auch komplett verschlüsselte Emails sind für ihn nicht bewertbar.
Denn relevante Geschätsdaten unverschlüsselt per Email zu übertragen ist mindestens genaus dämlich wie Spamfilter als Ausreden für Faulheit zu nehmen. ;-)

mfg

[keats]

Nee, das ist eigentlich schon korrekt, grundsätzlich müsste der empfangende Mailserver das Email komplett scannen und dann darüber entscheiden ehe er es akzeptiert. Das ist techniscch durchaus möglich und wird zumeist auch so gemacht.

Okay. Danke, das wusste ich nicht. Ich habe im Prinzip nur von unserer Wald- und Wiesenlösung mit Kerio Connect auf die Allgemeinheit geschlossen.

Von der Sache her läuft das bei uns wie im Ausgangsposting bemängelt und der Umstand, dass es eventuell false positives gibt, ist uns bewusst. Da die Anzahl bei einem mehrwöchigen Test jedoch extrem gering war, wurde es letztendlich bewusst akzeptiert. Wobei das ohne Rückmeldung nur bei Spam geschieht, der den Blockscore erreicht hat. Bei Anhängen bekommen beide Parteien eine Rückmeldung und die Mail wird ohne Anhang an den Benutzer und mit an den Admin zugestellt (Datenschutzproblematik). Erlaubt sind allerdings nur pdf, doc/x, xls/x und Grafikdateien.

keats

[Birdman]

Der Mailserver kann aber z. B. nicht in verschlüsselte ZIPs reisehen. Auch komplett verschlüsselte Emails sind für ihn nicht bewertbar.
Das ist klar, solche Emails werden i.d.R. ja auch durchgestellt und das Mail an sich kann ja trotzdem gescannt werden.
Content & Attachment kann der Server zwar nicht lesen, aber sehr wohl den mailheader und damit sind zumindest diverse Blocklist, SPF und andere Checks möglich.

Und das ganze geht grundsätzlich wiederum bevor der Server das Email akzeptiert - es muss diesen ganzen Scanvorgang nur vor dem quittieren des Emails mit einem 250er Statuscode durchführen und gut ist. (und dazu hat er sicher 30sec lang Zeit, denn ein geringeres Timeout auf das ende des DATA commands, bzw. der Contentübertragung hat kein Mailserer eingestellt)

[Lokadamus]

Nein das siehst du richtig, dabei handelt es sich um eine Fehlkonfiguration des E-Mail-Systems.
Entweder der E-Mail-Server des Empfängers nimmt die E-Mail an, dann muss er sie auch (weiter) zustellen. Oder er lehnt den Empfang ab, dann ist der einliefernde E-Mail-Server dafür verantwortlich, einen NDR an den Absender zurückzuschicken.mmm...

Kommt darauf an. Wenn du gerne auf Blacklists laden willst, beantworte jede einzelne Email. Die anderen Provider werden sich wahnsinnig darüber freuen.
Nebenbei garantiert ein 250 nicht, dass die Email nicht auch beim Empfänger ankommt. Der Junk- Email- Filter von Outlook kann ebenfalls die Email verschieben und der Empfänger weiß nichts von der Email. Wer hat dann schuld? Dann hat der Admin alles richtig gemacht, aber dennoch ist er der Dumme.

Wer sicher gehen will, dass seine Email angekommen ist, benutzt entweder die Funktion aus Outlook mit Lesebestätigung oder vereinbart mit dem Kunden entweder eine Rückmeldung, falls innerhalb der nächsten 2 Tage nichts eingegangen ist oder frag nach.

[Gipsel]

Ich bekenne mich schuldig.
Ich selber habe (zusätzlich zum automatischen Spam- und Virenfilter auf dem Server) den Mailfilter für meine berufliche email-Adresse so konfiguriert, daß alles bei Verdacht gekickt wird (allerdings nicht beim kleinsten Verdacht, ab und zu kommt also auch mal Spam durch). Nicht in einen Junkmail-Ordner verschoben oder so ein Kinderkram, sondern es wird direkt und nicht wiederherstellbar gelöscht. Ich hatte das ursprünglich in einen Junk-Ordner schieben lassen. Aber als nach zwei Wochen keine einzige echte email da gelandet ist und mir das Durchforsten von >100 sinnlosen emails am Tag schlicht zu viel Aufwand ist (so daß ich anfing, den Junkordner ohne Durchsicht zu leeren), habe ich das auf direktes Löschen umgestellt. Wenn doch mal was Wichtiges verloren gehen sollte, wird sich der Absender schon noch mal melden. Ansonsten war es offenbar doch nicht so wichtig.