Vom Chef über Vertrieb bis hin zur Technik - wie kollaboriert man in eurer Firma?

[DK2000]

Moin, es ist ein sehr komplexes Thema aber ich hab das dumpfe Gefühl dass es was das organisatorische angeht sehr mies gestellt ist und wollte wissen wie "ihr anderen ITler" bzw. eure Firmen das handhaben?

Bei uns ist im Mailsystem (nicht Outlook) auch eine Aufgabenerstellung möglich (sehr "eindimensional"), dokumentiert wird in einem sehr starren Dokumentenmanagement (nicht Sharepoint) und zusätzlich noch schön in einem undurchsichtigen Freigabegewirr von PDFs, Excel Tabellen und der Vertrieb hat sein System für Angebote, Aufträge, Artikel, Dienstleistungsberichte,...

Es werden entsprechend auch schön Anhänge intern rumgemailt usw...

Und so könnte es vorkommen dass ein Rechner eines Kunden repariert wird, während der Vertrieb bereits einen Auftrag über eine Neuanschaffung erhalten hat.

Wir sind nicht groß und in meiner Abteilung durfte ich zumindest Onenote (auf einem Netzwerklaufwerk) einführen so dass man sowohl alle Dokumente eines Kunden zentral und durchsuchbar hat und vor allem (mit einer Verzögerung) auch parallel bearbeiten kann. Sprich alle Infos von Gesprächen, die Entwicklung von Lasten & Pflichtenheft, die Dokumentation und pflege geschieht an einer Stelle - aber ohne die Mails oder Verbindung zu diesen.

Was auch da (aber auch insgesamt) fehlt ist ein roter Faden von der Mail, über die beteiligten Personen bis hin zum Status des Projekts/Aufgabe, zur Dokumentation und "Nachvollziehbarkeit".

Wie macht ihr das? Wie ist es bei euch aufgeteilt?

[Surrogat]

bin zwar kein ITler, aber bei uns werden für Projekte virtuelle Räume angelegt, in denen alle Dokumente gesammelt werden und für alle Beteiligten, d.h. die mit Zugriffsberechtigung, zur Verfügung stehen
Sinngemäss heissen die dann auch Kollaborationsräume :freak:

Mit welchem Untersatz da gearbeitet wird kann ich dir nicht sagen da ich nur ein dummer Controller bin und die Typen von der IT mich immer nur höhnisch angrinsen ;(

[jazzthing]

Enterprise 2.0

So ein System erfüllt alle Anforderungen die Du genannt hast:


virtuelle Projekträume
Wissensmanagement über Wikis und Foren
"Firmenfacebook" (wer kann was, wer arbeitet gerade an was etc.)
Microblogs
Chat
Dokumentenmanagement
Enterprise 2.0 - Social Enterprise - nenne es wie Du willst.

Ich arbeite als Social Media Manager bei einem mittelständigen Unternehmen mit 1400 Mitarbeitern und wir setzen gerade ein Projekt zur Einführung von so einem System auf. Die Probleme, die Du aufgeführt hast, haben viele Firmen, unabhängig von der Größe.

Problem: so ein auf Prinzipien von Social Media basierendes System bedeutet eine Veränderung der Unternehmenskultur. Und die muss von Vorstand/Geschäftsführung ausgehen.

Für kleine Firmen bieten sich cloudbasierte Lösungen an, die sind auch nicht allzu teuer.

[sei laut]

Was auch da (aber auch insgesamt) fehlt ist ein roter Faden von der Mail, über die beteiligten Personen bis hin zum Status des Projekts/Aufgabe, zur Dokumentation und "Nachvollziehbarkeit".
Wenn man auf die schnelle was machen will, gibts viele Möglichkeiten. Man könnte auch ein Wiki mit Medienablage (dient als Dokumentenmangement) dafür nutzen, jeder Auftrag bekommt eine Seite und man hält quasi den ganzen Vorgang fest. Oder man nimmt ein Ticketsystem wie OTRS, was sowas auch kann. Das sind aber dann keine schönen Lösungen für euch, denke ich, nur so kann jeder nachlesen, wie der Stand ist - gerade wenn eine Person mal in Urlaub ist. Das ist immer das Hauptproblem bei Mails.

@jazzthing: Mit Enterprise 2.0 hast du jetzt nur das Buzzword gebracht, wie sieht die Softwareseite aus, über die ihr nachdenkt?

[jazzthing]

@jazzthing: Mit Enterprise 2.0 hast du jetzt nur das Buzzword gebracht, wie sieht die Softwareseite aus, über die ihr nachdenkt?

Welche Software wir implementieren, entscheidet ein Technologievergleich, um die richtige Software für unsere Anforderungen zu finden. Unterstützt werden wir durch eine externe Firma, die sich seit 10 Jahren auf Wissensmanagement und Kollaboration spezialisiert hat.

Grundsätzlich sind folgende Systeme auf der Shortlist:

IBM Connections (http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/)
JIVE (http://www.jivesoftware.com/)
Confluence (http://www.atlassian.com/software/confluence/overview)

[medi]

Wir haben uns selbst ein Programm gestrickt da die erhältlichen leider nicht unseren Must-Have's mit abdecken.

[Mr Power]

Wir sind als eines der ersten größeren Unternehmen in Deutschland auf Google Docs umgestiegen. Ob das so clever ist, weiß ich nicht, es funktioniert aber. Wir haben darüber Mail, Chat, Pages (also wie ein Wiki) und natürlich kollaboratives Arbeiten über Docs. Ansonsten gibts aber auch noch eine Serverstruktur mit Freigaben und dem ganzen kram.

[Oid]

Was auch da (aber auch insgesamt) fehlt ist ein roter Faden von der Mail, über die beteiligten Personen bis hin zum Status des Projekts/Aufgabe, zur Dokumentation und "Nachvollziehbarkeit".


Hört sich eher nach einem Defizit beim Konzept, als bei den Werkzeugen an. Normalerweise gibt's z.B. immer sowas wie ein Projekthandbuch, wo z.B. alle beteiligten Personen und alle vorhandenen Dokumente aufgelistet sind.

Bei uns gibts auch für jedes Projekt einen IMAP-Ordner, in den alle Mails, die das Projekt betreffen, hingeschoben werden. Den Ordner kann jeder lesen, so bekommt man die meisten Dinge recht schnell mit. Ist natürlich nur bis zu einer gewissen Projektgröße sinnvoll.

[Senfgnu]

Sowas liegt bei uns alles im Kundenordner. Und wer nicht ordentlich ablegt bekommt eins auf die Mütze.

Natürlich im Dokumentenmanagementsystem. Aktenordner sind ja so 1950 :D