Win 7 x64 - Outlook - wie richtig sichern? (Pop3 Konten bisher) [Archiv]

Zafi

2018-12-18, 23:56:31

Am Datum erkenne ich, dass du zwei PST-Dateien in deinem Outlook nutzt. Denn bei jedem öffnen von Outlook schreibt er in die PST-Dateien und aktualisiert somit das Datum. Sichern musst du also die beiden unteren.

Es könnte aber sein, das noch weitere PST-Dateien in deinem Outlook genutzt werden, die an einer anderen Stelle gespeichert wurden. Am besten schaust du also im Outlook unter Konten und dort unter "Datendateien" nach, wieviele es sind und wo die sind. Vermutlich sind es aber nur die beiden.

Die bak-Datei oben ist übrigens eine Altlast von einer PST-Datei-Reparatur. Outook hat hierfür das scanpst Programm (im Outlook-Ordner), mit dem du beschädigte PST-Dateien reparieren kannst. Zur Sicherheit erstellt er von der PST-Datei aber vorher noch eine Sicherheitskopie und das ist diese bak.

Bevor du regelmäßig sicherst solltest du vorher noch ein paar Dinge tun.

1. Zum einen solltest du die besagte scanpst ausführen und deine beiden PST-Dateien prüfen lassen. Erschrick nicht, wenn er dir Fehler meldet. Das ist leider normal. Gerade auch bei großen PST-Dateien. Lass ihn zur Sicherheit eine neue bak-Datei schreiben. Sollte es irgendwann mal Probleme mit deinem Backup und deinen PST-Dateien geben, dann hast du zumindest noch den Stand von heute. Solltest du mal eine alte Bak-PST-Datei nutzen müssen, dann musst du nur die Datei-Endung einfach in PST umändern.

2. Geh in Outlook in die Einstellungen rein und dort auf die Datendateien. Irgendwo da kannst du eine Komprimierung für die einzelnen PST-Dateien durchführen. Das hat nichts mit der herkömmlichen Komprimierung zu tun, wie man sie von ZIP oder RAR kennt, sondern bedeutet lediglich, dass Outlook Altlasten aus der PST-Datei rauswirft. Es ist nämlich so: Wenn du eine Mail löscht, landet sie im Papierkorb. Löscht du sie auch da, dann erscheint es dir so, als ob sie nun entgültig weg ist. Dem ist aber nicht der Fall. Sie wurde lediglich als "gelöscht" markiert und ist nun für dich unsichtbar, befindet sich aber nach wie vor in deiner PST-Datei. In dem du also diese Komprimierung durchführst, bereinigt er die PST-Datei und schmeißt die gelöschten Mails entgültig raus. Das ist insofern wichtig, weil sich über die Jahre eine Menge gelöschter Mails angesammelt haben. Ebenso auch gelöschter Junk-Mails. Würdest du diese Bereinigung nicht durchführen, dann würde er diese Altlasten mit jeder Sicherung mitsichern müssen und deine PST wächst ins unermessliche. So eine Komprimierung kann etwas dauern (vor allem, wenn die Festplatte langsam ist und er eine Menge löschen muss, dann gerne auch mal 15-30 Minuten). Wenn es nichts zu löschen gibt, dann ist er in Sekunden fertig.

3. Weißt du noch, wie alt deine PST-Datei ist? Falls du früher ein altes Outllook verwendet hast und über die Jahre deine alte PST-Datei immer wieder zu einem neueren Outlook umgezogen hast, dann hat deine PST-Datei ein altes PST-Format und arbeitet noch mit den alten Beschränkungen. Das kann zu Problemen führen. Zum Beispiel weil alte PST-Dateien (je nach Generation) verschiedene Maximalgrößen hatten. Bei Outlook 2000/XP waren es noch 2-4 GB, bei 2003/2007 wurden es 20GB (glaub ich) und aktuell sind es 50GB (beim neuen Outlook 2019 weiß ich es nicht). Beschränkungen gibt es darüber hinaus auch hinsichtlich Anzahl von Mails und Verzeichnissen. Wenn es eine alte Datei ist und du bereits ein moderneres Outlook verwendest, dann macht es Sinn eine neue PST-Datei zu erstellen und alle Mails umzukopieren.

4. Bedenke schließlich noch, dass in der PST-Datei nur die Mails und Verzeichnisse gespeichert werden. Die Mail-Zugangsdaten und Einstellungen des Mail-Servers, etc. werden da nicht gespeichert. Diese Informationen solltest du dir separat in eine Text-Datei schreiben. Und mit dem Backup mitablegen. Damit du sie im Fall der Fälle zur Hand hast.

5. Abschließend achte noch darauf, dass Outlook tatsächlich geschlossen ist, bevor du ein Backup der PST-Datei machst. Also auch im Systemtray kein Outlook-Icon. Sonst bekommst du keinen Zugriff auf die PST-Datei.