Welche Unterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?

[boxleitnerb]

Hallo zusammen,

hat jemand einen Überblick, welche Unterlagen (quasi alles - Rechnungen, Krankenkasse, Versicherungen, Gehaltsnachweise, Steuerunterlagen usw) zwingend auch in Papierform aufbewahrt werden müssen?

Wenn man alles digitalisiert und eine gute Backup-Strategie fährt (3-2-1), gibt es trotzdem Unterlagen, die man nicht wegwerfen darf?

Ausnahmen, die mir einfallen:

Geburtsurkunde
Eheurkunde

[MichaH66]

Scheidungsurkunde :biggrin:
alles von Notaren und Gerichten
Grundbuchauszüge
Rechnungen z.B. Dachdecker,Heizung usw.

[Mond]

Warum denn Rechnungen?

[Monger]

Rechnungen nur wenn sie steuerrelevant sind.

Alles wo Jahresabrechnung drauf steht, sollte man behalten bis es für die Steuer irrelevant wird. Verträge natürlich so lange wie sie gültig sind. Urkunden bzw. Stammbuch am besten so lange wie möglich.

[Joe]

Rechnungen und inzwischen auch Kontoauszüge müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden.

Faustregel ist: Alles was in irgend einer Form beglaubigt wurde (Notar, Amt, Universität etc.) sollte man in Papierform aufheben. Bei Firmen müssen auch Eröffnungs- und Abschlussbilanz in Papierform archiviert werden.

Verträge muss man nicht nur nicht in Papierform aufheben, die meisten Verträge werden heute ohne Papier geschlossen.

[GSXR-1000]

Rechnungen und inzwischen auch Kontoauszüge müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden.

Faustregel ist: Alles was in irgend einer Form beglaubigt wurde (Notar, Amt, Universität etc.) sollte man in Papierform aufheben. Bei Firmen müssen auch Eröffnungs- und Abschlussbilanz in Papierform archiviert werden.

Verträge muss man nicht nur nicht in Papierform aufheben, die meisten Verträge werden heute ohne Papier geschlossen.
ich hab mal alles markiert, was als Aussage so nicht stimmt.

[bleipumpe]

Eine Erklärung wäre mal schön. Ich führe mein Unternehmen seit 2021 inkl Kontoauszüge, Rechungen usw. komplett papierlos - das geht alles über die Cloud via DATEV. Und das wird anstandslos vom Finanzamt akzeptiert.

[Ice-Kraem]

Ich glaube da scheiden sich die Geister. Interessant der thread.

[GSXR-1000]

Eine Erklärung wäre mal schön. Ich führe mein Unternehmen seit 2021 inkl Kontoauszüge, Rechungen usw. komplett papierlos - das geht alles über die Cloud via DATEV. Und das wird anstandslos vom Finanzamt akzeptiert.
Es geht genau dann, wenn die Auszüge seitens der Bank mit digitaler Signatur versehen sind und somit manipulationssicher sind. Dazu ist mit der Bank ein entsprechendes verschlüsseltes Abrufverfahren zu vereinbaren. Einfache Scans oder Onlinebankingabrufe sind nicht ausreichend und genügen nicht der aktuellen GoBD.
Auch für Rechnungen besteht die Vorgabe einer manipulationssicheren, revisionssicheren Archivierung nach GoBD Vorgabe (zum Beispiel OCR Lesbarkeit). Das leistet normal nur ein Dokumentenverwaltungssystem. Einfache Scans reichen definitiv nicht aus.

[bleipumpe]

Die Kontoauszüge sind direkt über DATEV abrufbar. Eventuell liegt hier der Manipulationsschutz vor? Da Rechnungen zu 99% über pdf und als Mail kommen, schicke ich diese direkt in die Cloud. Das wird anstandslos akzeptiert. Da gibt es gar kein Papier mehr. Auch meine Praxisabrechnung seitens der KV kommt als pdf. Was soll man dann also Einscannen?

[GSXR-1000]

Die Kontoauszüge sind direkt über DATEV abrufbar. Eventuell liegt hier der Manipulationsschutz vor? Da Rechnungen zu 99% über pdf und als Mail kommen, schicke ich diese direkt in die Cloud. Das wird anstandslos akzeptiert. Da gibt es gar kein Papier mehr. Auch meine Praxisabrechnung seitens der KV kommt als pdf. Was soll man dann also Einscannen?
1. Manipulationsschutz ist die digitale Signatur der Bank. Mag sein, das dies in deinem Fall korrekt gesteuert wird.
2. Das E-Rechnungen digital und nicht papierhaft archiviert werden können und sollen versteht sich wohl von selbst da hier das digitale Dokument das Original darstellt und ein Papierausdruck die Kopie.
Die Frage des TS bezog sich aber wohl eher auf Dokumente die im Original in Papierform vorliegen. Anders stellt sich die Frage auch garnicht.

[Joe]

Die Kontoauszüge sind direkt über DATEV abrufbar.

Die art der Archivierung hat erst mal nix damit zu tun was du digital archivierst.
Du bist verpflichtet revisionssicher zu archivieren und den geltenden Regeln der Technik zu folgen. Darüber hinaus müssen die Daten natürlich bestimmte Zeiträume vorgehalten werden. Für die meisten Firmen sind das 6 Jahre. Für einige aber 12 oder mehr. Wir haben auch Kunden speziell aus der Pharma und im Baubereich da sind es über 25 Jahre.

Als 'dummer' User musst Du einfach in ein System zu archivieren, dass diese Auflagen erfüllt. DATEV Unternehmen Online tut das. Aber ein Lokales DMS System wie ELO, Docuware oder Docuvita tun das auch. Auch ein Sharepoint tut das. DATEV Unternehmen online bietet sich nur für KMU an weil da einfach ruhe ist. Jeder Steuerberater kennt es, jeder Wirtschaftsprüfer kennt es und wenn Du als KMU eine Prüfung hast, kommt der Prüfer wahrscheinlich nicht mal zu Dir ins Haus.

Wir haben einen Kunden der hat durch uns von der Regierung von Oberbayern Zoho Docs als DMS Zertifiziert bekommen FÜR den Pharmaeinsatz und da sind die Regeln sehr sehr viel strikter und umfangreicher als wenn Du nur eine Rechnung digital archivieren willst.

[greeny]

https://www.chip.de/news/Achtung-Wer-diese-Unterlagen-wegwirft-koennte-Probleme-kriegen_184746697.html
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht jeden Beleg ewig aufheben und bei vielen Dingen reicht eine digitale Kopie. Was aber lebenslang im Original aufbewahrt werden sollte:

Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde/Scheidungsurkunde, Kirchenaustrittsbescheinigung
Testament, Erbschein, Sterbeurkunde von Angehörigen
Ärztliches Gutachten
Ausbildungsurkunde, Abschlusszeugnis, Arbeitszeugnis
Unterlagen zur Rentenberechnung
Sozialversicherungsausweis
Beleg über Wohneigentum
Police für Lebensversicherung

Es gibt Dokumente, die sind wichtig und müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, danach können sie weg:

Arbeitsvertrag: Bis zum nächsten Job aufheben, danach reicht eine digitale Kopie.
Finanzunterlagen: Unterlagen zu Finanzprodukten sollten mindestens über die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.

30 Jahre

Gerichtsurteil
gerichtlicher Mahnbescheid
Prozessakten
Unterlagen zu Pfändung, Privatinsolvenz

11 Jahre

Steuerbescheid (digital)

10 Jahre

Belege rund um Vermietung (digital)
Handwerkerrechnung für Vermietung (digital)

5 Jahre

Handwerkerrechnungen für Neu- oder Umbau (digital)

3 Jahre

Kontoauszüge (digital)
Rechnungen, wegen Verjährungsfrist (digital)
Mietvertrag und Übergabeprotokoll bis 3 Jahre nach Auszug wegen Verjährungsfrist (digital)
Versicherungsschein bis 3 Jahre nach Vertragsende aufheben, meist reichen digitale Versionen.

2 Jahre

Handwerkerrechnungen, wegen Gewährleistungsansprüchen (digital)
Belege rund um Eigenheim (digital)
Kaufverträge (digital)
Kassenbons (digital)

1 Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids

Spendenquittung (digital)
Bankbescheinigung über Kapitalerträge (digital)
Lohnsteuerbescheinigung (digital)
Gehaltsabrechnung (digital)